BERA MOTORCYCLES COLOMBIA SAS

 

POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

(PDP)

  

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:  BERA MOTORCYCLES COLOMBIA SAS

 

NIT: 901779054 -1

 

DIRECCIÓN: BG D 07 PAR INDUSTRIAL SANTA CRUZ (Arjona-Bolivar)

 

TELÉFONO: 3 1 4 4 6 1 4 9 4 7

 

CORREO DE NOTIFICACIÓN JUDICIAL: bera.colombia@beramotorcycles.net

 

CANAL DE ATENCIÓN PARA DATOS PERSONALES: bera.colombia@beramotorcycles.net

 

RESPONSABLE INTERNO DE DATOS PERSONALES: bera.colombia@beramotorcycles.net

 

 

 

El presente Manual de Protección de Datos Personales de BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. (en adelante, la “Compañía”), sociedad legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 901779054-1, con domicilio principal en el municipio de Arjona, departamento de Bolívar, en la dirección BG D 07 PARQUE INDUSTRIAL SANTA CRUZ, tiene como finalidad establecer los lineamientos, políticas, procedimientos y controles internos orientados a garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales en desarrollo de sus actividades económicas.

 

Este manual se adopta en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015), y demás normas concordantes, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

En el desarrollo de su objeto social y de sus actividades comerciales, la Compañía realiza el tratamiento de datos personales de diferentes grupos de interés, incluyendo clientes, proveedores, empleados, contratistas y terceros, lo que implica la adopción de medidas administrativas, técnicas y jurídicas necesarias para garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de la información, en especial el derecho constitucional al habeas data.

Así mismo, considerando su calidad de contribuyente del régimen ordinario, responsable del impuesto sobre las ventas (IVA), agente de retención en la fuente, obligado a llevar contabilidad, facturador electrónico y sujeto a otras obligaciones fiscales y de reporte, la Compañía reconoce la importancia de implementar controles adecuados en el manejo de la información, incluyendo aquella de carácter personal, en cumplimiento de sus responsabilidades legales y regulatorias.

 

En este contexto, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. reafirma su compromiso con la protección de la información personal, adoptando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, como ejes fundamentales en el tratamiento de datos personales.

 

El presente Manual constituye una herramienta integral que permite a la Compañía gestionar adecuadamente los riesgos asociados al tratamiento de datos personales, definir responsabilidades al interior de la organización y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en Colombia.

Finalmente, este documento es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, directivos, contratistas y terceros que, en ejercicio de sus funciones, accedan o realicen tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía, quienes deberán actuar conforme a las disposiciones aquí contenidas.

 

  1. APLICACIÓN Y PERMANENCIA DE LOS DATOS PERSONALES

 

La presente Política de Protección de Datos Personales será aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos personales que actualmente reposan en las bases de datos de BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S., así como a aquellos que sean recolectados en el futuro en desarrollo de sus actividades y en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales.

 

Los datos personales tratados por la Compañía serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección, conforme a lo establecido en la presente Política y en atención a las obligaciones legales, contractuales y regulatorias vigentes. En este sentido, la conservación de la información atenderá los principios de necesidad y proporcionalidad, garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de los datos.

 

La Compañía procederá a la supresión de los datos personales en los siguientes eventos: (i) cuando el titular así lo solicite, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación; (ii) cuando haya cesado la finalidad para la cual fueron recolectados; o (iii) cuando haya expirado el término de conservación exigido por la normativa aplicable. Para tal efecto, los titulares podrán ejercer sus derechos a través del canal dispuesto por la Compañía, en el correo electrónico bera.colombia@beramotorcycles.net.

 

No obstante, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. podrá conservar los datos personales cuando exista una obligación legal o contractual que así lo exija, o cuando medie solicitud expresa del titular que justifique su permanencia en las bases de datos.

 

La presente Política será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la Compañía, incluyendo aquellos administrados directamente o a través de terceros encargados del tratamiento. Así mismo, será obligatoria para todos los colaboradores, directivos, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y cualquier persona natural o jurídica que, en ejercicio de sus funciones o en virtud de una relación con la Compañía, tenga acceso o realice tratamiento de datos personales.

 

1.1 DEFINICIONES

 

Para BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S., es fundamental que los titulares, colaboradores, proveedores y demás terceros comprendan de manera clara, precisa y accesible el contenido de la presente Política de Protección de Datos Personales (PDP). En este sentido, se presentan a continuación las principales definiciones que deberán ser tenidas en cuenta para la adecuada interpretación y aplicación de este documento, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:

 

 

 

 

 

Autorización

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Es la manifestación previa, expresa e informada del titular, mediante la cual autoriza a BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. para realizar el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con los principios y finalidades establecidos en la presente Política de Protección de Datos Personales.

 

Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de los datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se dará a sus datos personales.

En este sentido, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. pondrá a disposición de los titulares un Aviso de Privacidad, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, el cual contendrá como mínimo:

  • La identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  • Las finalidades específicas del tratamiento de los datos personales.
  • Los derechos que le asisten al titular.
  • Los mecanismos o medios disponibles para conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales.

El Aviso de Privacidad será comunicado y puesto a disposición de los titulares a través de medios físicos, electrónicos y/o digitales, incluyendo formularios de recolección de información, página web, correos electrónicos, sistemas de videovigilancia y cualquier otro canal utilizado por la Compañía para la obtención de datos personales.

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Titular del Dato

Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, quien, mediante su autorización previa, expresa e informada, permite a BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. el tratamiento de su información personal.

Para efectos de la presente Política, se consideran titulares, entre otros, los clientes, proveedores, empleados, contratistas y cualquier tercero que suministre sus datos personales a la Compañía, de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política de Protección de Datos Personales.

 

 

Prospecto de Cliente / Cliente

 Cliente y/o Prospecto de Cliente: Persona natural o jurídica con la cual BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. adelanta o proyecta iniciar una relación comercial, así como aquella con la que ya mantiene una relación contractual o comercial vigente, en el marco de la prestación de sus productos y servicios.

 

Prospecto de Proveedor / Proveedor

 

Proveedor y/o Prospecto de Proveedor: Persona natural o jurídica con la cual BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. adelanta o proyecta iniciar un proceso de negociación para la celebración de una relación comercial, así como aquella que suministra bienes y/o servicios a la Compañía en virtud de una relación contractual o comercial vigente.

 

Prospecto de Empleado / Empleado

 

Persona natural que está interesada en vincularse con BERA MOTORCYCLES COLOMBIA para prestar sus servicios. Persona natural que presta servicios personales a BERA MOTORCYCLES COLOMBIA en virtud de un contrato de trabajo.

 

Contratista o Trabajador en Misión

 

Persona natural que presta servicios a BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. en virtud de un contrato de prestación de servicios, sin que exista vínculo laboral, y cuyos datos personales son tratados en el marco de la relación contractual establecida.

 

 Exempleado – Excontratista o Extrabajador en Misión Exempleado y/o Excontratista: Persona natural que prestó sus servicios personales a BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S., ya sea mediante un contrato de trabajo o un contrato de prestación de servicios, y cuya relación terminó por cualquier causa.

 

Visitante

Persona natural que se encuentre en las instalaciones de BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. y que no ostente la calidad de empleado, contratista o trabajador en misión.

 

 Persona con quienes se tiene una relación comercial o de capacitación

Personas naturales con quienes BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. mantiene una relación comercial, de cooperación, capacitación o cualquier otro vínculo en desarrollo de su objeto social.

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Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones que BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. realice sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, de conformidad con las finalidades definidas para cada una de las bases de datos de las que es responsable.

 

 

Base de Datos

 Conjunto organizado de los datos personales objeto de tratamiento. Esta acepción aplica para nuestros archivos físicos como para los archivos electrónicos.

 

Dato Personal

 Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable, que permita su identificación directa o indirecta. Los datos personales se clasifican en públicos, privados, semiprivados y sensibles, conforme a la normativa vigente.

 

Dato Personal Público

Son aquellos datos personales que no tienen carácter reservado y cuyo acceso puede ser realizado por cualquier persona, por corresponder a información de interés general o que se encuentra contenida en documentos públicos, registros públicos o providencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros, el nombre, el número de identificación, el estado civil, la profesión u oficio, así como aquellos datos que, por disposición legal, tengan carácter público.

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Dato Personal Privado

Dato Privado: Es la información que concierne exclusivamente al titular y que, por su naturaleza íntima o reservada, no es de conocimiento público. Su tratamiento está limitado al titular y a las personas autorizadas por este o por la ley.

Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros, la dirección de domicilio, el número telefónico personal, la información financiera, crediticia y cualquier otro dato de carácter privado que no tenga naturaleza pública.

 

 

Dato Personal Semiprivado

Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino también a un determinado grupo de personas o al público en general, dependiendo de las circunstancias.

Dentro de esta categoría se encuentra, entre otros, la información relacionada con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones financieras, crediticias o comerciales.

 

 

Dato Personal Sensible

Son aquellos datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Dentro de esta categoría se incluyen, entre otros, los datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de partidos políticos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (tales como huellas dactilares, imágenes, reconocimiento facial, ADN, entre otros).

El tratamiento de los datos sensibles está sujeto a condiciones especiales de protección, confidencialidad y seguridad, y en ningún caso será obligatorio para el titular autorizar su tratamiento.

 

 

Datos Especiales

Son aquellos datos personales que, por su naturaleza, requieren un nivel reforzado de protección. Comprenden, en particular, los datos personales de niños, niñas y adolescentes, así como los datos sensibles.

El tratamiento de este tipo de datos se encuentra sujeto a condiciones especiales, garantizando en todo momento el respeto de los derechos fundamentales de los titulares, en especial el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, así como los principios de confidencialidad, seguridad y acceso restringido.

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Responsable del Tratamiento y Protección

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la recolección, uso y finalidades del tratamiento de los datos personales.

Para efectos de la presente Política, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. actúa como responsable del tratamiento respecto de la información personal que repose en sus bases de datos, en particular aquella relacionada con sus prospectos de clientes, clientes, empleados, contratistas, proveedores, prospectos de proveedores, asesores comerciales y cualquier tercero que suministre sus datos personales a la Compañía.

 

 

Encargado del Tratamiento y Protección

Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento, en virtud de una relación contractual o legal.

Para efectos de la presente Política, el encargado del tratamiento corresponde a terceros externos a BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. que, en desarrollo de sus funciones o servicios, tratan datos personales por cuenta de la Compañía, bajo sus instrucciones y garantizando el cumplimiento de las condiciones de seguridad, confidencialidad y protección de la información.

 

 

Transmisión

 Corresponde al tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro del territorio nacional o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tiene como finalidad que un encargado realice su tratamiento por cuenta y en nombre del responsable, conforme a las instrucciones impartidas por este y a la normativa vigente.

 

Transferencia

Corresponde al envío o comunicación de datos personales que realiza el responsable o el encargado del tratamiento desde Colombia a otro responsable, ubicado dentro del territorio nacional o en el exterior, para que este los trate en calidad de responsable independiente y bajo sus propias finalidades, de conformidad con la normativa vigente.

 

 

  • Politica de Tratamiento de Datos Sensibles

 

Esta expresamente prohibido el Tratamiento de datos sensibles, con excepción de:

 

  1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

1.3 Autorización Expresa y Especial De Datos Personales Sensibles

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. informará a los titulares, a través de los medios físicos, electrónicos y/o digitales que resulten idóneos, la solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos personales, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, indicando de manera expresa que el titular no se encuentra obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

 

En los casos en que se requiera el tratamiento de datos sensibles, la Compañía garantizará que dicho tratamiento se realizará bajo estrictos criterios de confidencialidad, seguridad y acceso restringido, limitándose exclusivamente a las finalidades previamente informadas y autorizadas por el titular.

 

Particularmente, en relación con los datos personales asociados a la salud, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la confidencialidad de la información, evitando su acceso, uso o divulgación no autorizada.

 

Así mismo, los datos biométricos que sean recolectados y tratados por la Compañía tendrán como finalidades la identificación de las personas, el control de acceso, la seguridad de las instalaciones, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios. En todo caso, estos datos serán considerados de naturaleza sensible y, en consecuencia, estarán sujetos a un tratamiento especial, confidencial y restringido, conforme a lo establecido en la presente Política y en la Política de Seguridad de la Información implementada por la Compañía.

 

  1. PRINCIPIOS

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. presenta a los titulares, colaboradores, proveedores y demás grupos de interés, los principios que orientan el tratamiento de los datos personales, los cuales serán aplicados en todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información, de conformidad con la normatividad vigente en la materia y lo dispuesto en la presente Política de Protección de Datos Personales.

 

Colaboración con la Autoridad

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. colaborará de manera oportuna, integral y transparente con las autoridades competentes en materia de protección de datos personales, en especial con la Superintendencia de Industria y Comercio, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la normativa vigente, atender los requerimientos que le sean formulados y adoptar las medidas necesarias para la adecuada protección de los datos personales bajo su responsabilidad.

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Legalidad en el Tratamiento

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que el tratamiento de los datos personales se realice en todo momento en estricto cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en la materia.

 

 

Finalidad

 BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que el tratamiento de los datos personales se realice exclusivamente para las finalidades previamente informadas al titular y autorizadas por este, así como aquellas previstas en la ley, en el marco del desarrollo de su objeto social y de sus actividades económicas.

 

 

 

 

 

Libertad

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales únicamente cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular, en los casos de nuevos asociados, clientes, proveedores, asesores comerciales, empleados y demás terceros vinculados, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

No obstante, respecto de aquellos datos personales recolectados con anterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 1377 de 2013, la Compañía dará aplicación a lo establecido en el artículo 10 del citado decreto, implementando los mecanismos necesarios para solicitar la autorización de los titulares o, en su defecto, continuar con el tratamiento de los datos en los términos allí previstos, siempre que se garantice el respeto de los derechos de los titulares y la posibilidad de ejercerlos en cualquier momento.

En todo caso, la Compañía adoptará las medidas necesarias para informar a los titulares sobre las finalidades del tratamiento, los derechos que les asisten y los canales dispuestos para el ejercicio de los mismos, garantizando así un tratamiento transparente, legítimo y conforme a la normativa vigente.

 

 

Transparencia

 BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará a los titulares el derecho a conocer, actualizar y consultar en cualquier momento la información personal que repose en sus bases de datos. Para tal efecto, la Compañía pondrá a disposición de los titulares mecanismos idóneos, accesibles y eficaces que permitan el ejercicio de este derecho, sin restricciones y en los términos establecidos en la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

 

Veracidad

 BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que la información contenida en sus bases de datos personales sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En consecuencia, la Compañía se abstendrá de realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir a error, adoptando las medidas necesarias para asegurar la calidad e integridad de la información.

 

Privacidad

 BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que los datos personales de los titulares no serán divulgados ni puestos a disposición en medios de acceso público o masivo, salvo en los casos en que exista autorización expresa del titular o cuando la ley así lo permita, en estricto respeto del derecho a la privacidad y a la protección de la información personal.

 

Acceso y circulación restringida

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que los datos personales únicamente serán consultados, actualizados, modificados y tratados por personas debidamente autorizadas, vinculadas directamente a la Compañía, o por terceros que actúen en calidad de encargados del tratamiento, en los términos establecidos en la ley y bajo acuerdos que aseguren la confidencialidad y seguridad de la información.

En ningún caso los datos personales serán divulgados, publicados o expuestos en medios de acceso público o de fácil consulta por terceros no autorizados, salvo en los eventos en que exista autorización expresa del titular o cuando la ley así lo permita.

 

Seguridad

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros contenidos en sus bases de datos, con el propósito de prevenir su adulteración, pérdida, acceso, uso o tratamiento no autorizado o erróneo.

Para tal efecto, la Compañía adoptará herramientas, controles y mecanismos adecuados que aseguren la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

Así mismo, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. definirá y establecerá de manera clara las responsabilidades de los encargados del tratamiento de datos personales, quienes deberán cumplir estrictamente con las medidas de seguridad y lineamientos definidos por la Compañía, en relación con la protección de la información que sea tratada por cuenta de esta, en virtud del encargo conferido.

 

 

Confidencialidad

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales se encuentren sujetas a controles permanentes, tanto durante la vigencia de su relación con la Compañía como con posterioridad a su finalización, en lo relacionado con el manejo de la información.

Para tal efecto, la Compañía implementará las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento del deber de confidencialidad, incluyendo la suscripción de acuerdos y/o cláusulas de confidencialidad con empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales, con el fin de garantizar un adecuado tratamiento de la información conforme a la normativa vigente.

 

 

  1. AUTORIZACIONES

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará que la recolección, uso y almacenamiento de datos personales se realice con la autorización previa, expresa e informada del titular, en aquellos casos en que dicha autorización sea exigida por la ley, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

 

Excepciones: No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    b) Datos de naturaleza pública, de conformidad con la definición legal aplicable.
    c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
    d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

En todo caso, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará el respeto de los derechos de los titulares y pondrá a su disposición los mecanismos necesarios para acceder a los medios de prueba que acrediten la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, cuando esta sea requerida conforme a la normativa vigente.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

Para BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S., es fundamental que los titulares, colaboradores, proveedores y demás grupos de interés conozcan de manera clara, expresa y previa las finalidades para las cuales serán tratados sus datos personales.

 

En este sentido, la presente Política de Protección de Datos Personales (PDP) establece las finalidades específicas del tratamiento de la información para cada uno de los grupos de interés respecto de los cuales la Compañía recolecta, almacena, usa, circula o suprime datos personales, en el marco del desarrollo de su objeto social y de sus actividades económicas.

 

Lo anterior, en cumplimiento de los principios de finalidad, transparencia y legalidad, garantizando que el tratamiento de los datos personales se realice únicamente para los propósitos informados al titular y autorizados por este, o aquellos previstos en la ley.

 

  • FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES Y PROSPECTOS

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos personales de sus clientes y prospectos con el propósito de desarrollar su objeto social, incluyendo la comercialización, distribución, mantenimiento, servicio técnico y demás actividades relacionadas con motocicletas, repuestos, accesorios y servicios asociados.

 

En este sentido, el tratamiento de la información tendrá las siguientes finalidades:

 

  • Gestionar la relación comercial, contractual y precontractual con los clientes.
  • Realizar procesos de facturación, recaudo, cartera y gestión contable.
  • Prestar servicios de venta, postventa, mantenimiento y soporte técnico.
  • Enviar información comercial, publicitaria y promocional sobre productos, servicios, campañas, eventos o novedades de la Compañía.
  • Invitar a eventos, ferias, capacitaciones o actividades comerciales organizadas por la Compañía.
  • Realizar estudios de mercado, encuestas de satisfacción y análisis estadísticos.
  • Dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias, así como atender requerimientos de autoridades.
  • Gestionar procesos de archivo, actualización de sistemas, reportes contables y administrativos.

 

Así mismo, con el fin de garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, la Compañía podrá utilizar sistemas de video vigilancia, cuyas grabaciones serán conservadas por un término razonable conforme a la finalidad de seguridad.

 

  • FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y ASPIRANTES

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales de sus empleados, contratistas, aspirantes y su núcleo familiar, con las siguientes finalidades:

  • Gestionar procesos de selección, vinculación y contratación.
  • Cumplir con obligaciones laborales, de seguridad social, parafiscales y demás derivadas de la relación contractual.
  • Realizar pagos de nómina, beneficios, prestaciones sociales y compensaciones.
  • Ejecutar procesos de evaluación de desempeño, bienestar laboral y capacitación.
  • Emitir certificaciones laborales y atender requerimientos de autoridades.
  • Administrar el acceso a instalaciones y sistemas de la Compañía.
  • Controlar horarios, asistencia y cumplimiento de jornadas laborales.
  • Gestionar procesos contables, administrativos y estadísticos.

 

La Compañía podrá recolectar datos biométricos con fines de identificación, control de acceso y seguridad, los cuales serán tratados como datos sensibles bajo estrictas medidas de confidencialidad.

 

Así mismo, en el marco de actividades corporativas, capacitaciones o eventos, la Compañía podrá recolectar imágenes, audios o videos, los cuales podrán ser utilizados para fines institucionales, informativos o de bienestar laboral.

 

Respecto de los aspirantes, la información podrá ser almacenada para futuros procesos de selección, entendiéndose que el titular autoriza su tratamiento al remitir voluntariamente su hoja de vida.

 

En relación con datos personales de niños, niñas y adolescentes (por ejemplo, beneficiarios), su tratamiento se realizará conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, garantizando el interés superior del menor y previa autorización de su representante legal.

 

  • FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE EXEMPLEADOS Y EXCONTRATISTAS

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. podrá conservar los datos personales de exempleados y excontratistas con las siguientes finalidades:

 

  • Expedir certificaciones laborales conforme a la normativa vigente.
  • Atender solicitudes de referencias laborales autorizadas por el titular.
  • Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y laborales.
  • Mantener registros históricos, estadísticos o administrativos.
  • Considerar al titular en futuros procesos de vinculación, cuando así lo autorice.

 

  • FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES Y ALIADOS

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales de sus proveedores, aliados comerciales y terceros con quienes mantenga relaciones contractuales o comerciales, con las siguientes finalidades:

 

  • Evaluar, seleccionar y vincular proveedores y aliados.
  • Gestionar relaciones contractuales, comerciales y administrativas.
  • Realizar pagos, facturación y control financiero.
  • Verificar referencias, cumplimiento y desempeño.
  • Dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias.
  • Gestionar procesos contables, estadísticos y administrativos.

 

Adicionalmente, por razones de seguridad, la Compañía podrá utilizar sistemas de video vigilancia en sus instalaciones, con fines de control y protección.

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. no realiza transferencia ni transmisión de datos personales a terceros, nacionales o internacionales. En caso de que en el futuro se requiera, la Compañía adoptará las medidas legales correspondientes, suscribirá los contratos de transmisión o transferencia a que haya lugar y actualizará la presente Política, informando previamente a los titulares.

 

 

  • DERECHOS DE LOS TITULARES

 

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tratados por BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. tendrán los siguientes derechos:

 

Acceso: Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la Compañía.

 

5.1. Consulta

Los titulares, sus causahabientes o apoderados debidamente acreditados podrán consultar, de manera gratuita y conforme a la ley, la información personal que repose en las bases de datos de BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S., mediante solicitud presentada a través de los canales dispuestos por la Compañía.

 

5.2. Rectificación y actualización de datos

El titular tiene derecho a solicitar la rectificación y actualización de sus datos personales cuando estos resulten incompletos, inexactos o desactualizados. Para tal efecto, deberá seguir el procedimiento establecido en la presente Política.

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas necesarias para garantizar que la información contenida en sus bases de datos sea precisa, actualizada y suficiente.

 

5.3. Prueba de la autorización

El titular podrá solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que la ley no la exija, de conformidad con lo previsto en el Decreto 1377 de 2013.

 

5.4. Información sobre el uso de los datos

El titular tiene derecho a conocer, previa solicitud, el uso que BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. ha dado a sus datos personales, conforme a las finalidades informadas.

 

5.5. Presentación de quejas

El titular podrá presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha vulnerado la normativa vigente o lo dispuesto en la presente Política.

 

5.6. Supresión de datos y revocatoria de la autorización

El titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales y/o la revocatoria de la autorización otorgada para su tratamiento, mediante solicitud presentada conforme al procedimiento establecido en esta Política.

Lo anterior no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que imponga a la Compañía la conservación de la información.

 

5.7. Queja ante la autoridad competente

El titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

 

5.8. Responsable de la atención de protección de datos personales

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. designa como responsable interno de la atención de protección de datos personales al área administrativa o al Oficial de Protección de Datos designado, o quien haga sus veces, quien será el encargado de recibir, tramitar, responder y hacer seguimiento a las consultas, peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares.

 

Este responsable actuará como enlace entre los titulares, las áreas internas de la Compañía y la Superintendencia de Industria y Comercio, y tendrá a su cargo la implementación, actualización, seguimiento y cumplimiento del Programa de Protección de Datos Personales.

 

  • CANAL DE ATENCIÓN PARA TRAMITAR DUDAS, PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

 

 

 

 

DIRECCIÓN FISICA: BG D 07 PAR INDUSTRIAL SANTA CRUZ (Arjona)

 

Los canales dispuestos por BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. serán utilizados exclusivamente para la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, y estarán bajo la administración del Responsable Interno de Protección de Datos Personales o quien haga sus veces.

 

  • PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

 

Los titulares de la información cuentan con mecanismos y procedimientos que les permiten ejercer sus derechos respecto del tratamiento de sus datos personales. En este sentido, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. establece la metodología para garantizar la adecuada, oportuna y eficaz atención de las consultas, peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares, relacionados con el tratamiento de sus datos personales, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

 

7.1. Consultas

 

Los titulares, sus causahabientes o apoderados debidamente acreditados podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de la que sea responsable BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S.

 

La Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual del titular o aquella que esté vinculada con su identificación.

 

Las consultas deberán ser presentadas a través de los canales habilitados por la Compañía y serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Parágrafo: Las disposiciones contenidas en normas especiales podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

 

7.2. Reclamos

 

El titular o sus apoderados podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en la normativa vigente.

 

El reclamo deberá contener como mínimo:

 

  • Identificación del titular.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Dirección de contacto y datos para notificación.
  • Documentos que se quieran hacer valer.

 

Si el reclamo se presenta incompleto, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no se presenta la información solicitada, se entenderá que el titular ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de esta situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite”, junto con el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

7.3. Registro y seguimiento de solicitudes

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. llevará un registro actualizado de todas las consultas, peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares en materia de protección de datos personales, con el fin de garantizar su trazabilidad, seguimiento y adecuada gestión, en cumplimiento de las obligaciones legales y de control interno.

 

 

 

 

  • SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

De conformidad con lo dispuesto en la Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. se compromete a adoptar las instrucciones y lineamientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de seguridad de la información.

En este sentido, la Compañía declara que cuenta con políticas internas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica adecuada que permite proteger razonablemente los datos personales recolectados, limitando su acceso únicamente a personas autorizadas y evitando su uso indebido, pérdida, adulteración o acceso no autorizado.

 

Así mismo, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. realizará esfuerzos continuos para fortalecer y mejorar los estándares de seguridad aplicables al tratamiento de datos personales, en atención a la evolución tecnológica, los riesgos identificados y las exigencias normativas vigentes.

 

8.1 Gestión de incidentes de seguridad de la información

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. implementará procedimientos internos orientados a la identificación, gestión, control y mitigación de incidentes de seguridad de la información que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales.

 

En caso de presentarse incidentes que impliquen una violación a los mecanismos de seguridad y que generen riesgo para los derechos de los titulares, la Compañía informará de manera oportuna a la Superintendencia de Industria y Comercio y adoptará las medidas correctivas y preventivas necesarias para mitigar sus efectos y evitar su recurrencia.

 

8.2 Medidas de seguridad de la información

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, proporcionales y acordes con el nivel de riesgo, con el fin de garantizar la seguridad de los datos personales, incluyendo, entre otras:

 

  • Controles de acceso físico y lógico a la información.
  • Políticas y acuerdos de confidencialidad.
  • Gestión de usuarios y perfiles de acceso.
  • Copias de seguridad y mecanismos de recuperación de la información.
  • Capacitación y sensibilización del personal en materia de protección de datos.
  • Restricción de acceso a terceros no autorizados.
  • Monitoreo y control de los sistemas de información.

 

Estas medidas serán objeto de revisión, evaluación y actualización periódica, de acuerdo con los riesgos identificados, cambios tecnológicos y requerimientos normativos aplicables.

 

8.3 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

En desarrollo de lo dispuesto en el presente Programa de Protección y Tratamiento de Datos Personales, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. adopta el siguiente procedimiento interno para la gestión integral de incidentes de seguridad de la información, con el fin de garantizar la protección de los datos personales y la adecuada atención de eventos que puedan comprometer su confidencialidad, integridad o disponibilidad.

 

  1. Definición de incidente de seguridad

 

Se entenderá por incidente de seguridad de la información cualquier evento real o potencial que implique:

 

  • Acceso no autorizado a datos personales.
  • Pérdida, robo o extravío de información.
  • Alteración, destrucción o divulgación indebida de datos.
  • Fallas en sistemas que comprometan la disponibilidad de la información.
  • Uso indebido o fraudulento de datos personales.

 

  1. Principios de actuación

 

La gestión de incidentes se regirá por los siguientes principios:

 

  • Oportunidad: Respuesta inmediata ante la detección del incidente.
  • Confidencialidad: Manejo restringido de la información relacionada con el incidente.
  • Trazabilidad: Registro completo del evento.
  • Responsabilidad demostrada (accountability): Evidencia del cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos.
  • Mitigación del riesgo y mejora continua: Implementación de acciones correctivas y preventivas.

 

  1. Fases del procedimiento

 

3.1. Identificación del incidente

 

Todo colaborador, contratista o tercero deberá reportar de manera inmediata cualquier situación que pueda constituir un incidente de seguridad, a través de los canales internos definidos por la Compañía.

Se consideran señales de alerta, entre otras:

 

  • Accesos inusuales a sistemas de información.
  • Pérdida o extravío de equipos, documentos o dispositivos.
  • Correos sospechosos o intentos de fraude electrónico.
  • Posibles fugas de información.
  • Fallas en los controles de acceso.

 

3.2. Registro del incidente

 

Todo incidente deberá ser documentado en el registro interno de incidentes de seguridad de la información, el cual deberá contener como mínimo:

 

  • Fecha y hora del evento.
  • Área o proceso afectado.
  • Descripción del incidente.
  • Tipo de datos comprometidos.
  • Número estimado de titulares afectados.
  • Responsable del reporte.

 

3.3. Clasificación y análisis

 

El responsable de seguridad de la información o quien haga sus veces deberá:

 

  • Clasificar el incidente según su nivel de impacto: bajo, medio o alto.
  • Determinar el tipo de datos afectados (sensibles o no sensibles).
  • Establecer el alcance del incidente.
  • Evaluar el riesgo para los derechos de los titulares.

 

3.4. Contención y mitigación

 

Se adoptarán medidas inmediatas orientadas a:

 

  • Detener la vulneración o fuga de información.
  • Aislar los sistemas comprometidos.
  • Bloquear accesos no autorizados.
  • Recuperar la información cuando sea posible.

 

3.5. Evaluación del impacto

 

Se analizarán los siguientes aspectos:

 

  • Afectación a los derechos de los titulares.
  • Impacto reputacional para la Compañía.
  • Riesgos legales y sancionatorios.
  • Necesidad de notificación a autoridades.

 

3.6. Notificación a la autoridad

 

Cuando el incidente comprometa datos personales y genere riesgo para los derechos de los titulares, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. reportará el evento ante la Superintendencia de Industria y Comercio a través de los mecanismos establecidos por la normativa vigente.

 

3.7. Comunicación a los titulares (cuando aplique)

 

En caso de incidentes de alto impacto, la Compañía podrá informar a los titulares afectados cuando:

 

  • Exista un riesgo significativo para sus derechos.
  • Sea necesario prevenir afectaciones adicionales.

 

3.8. Acciones correctivas y preventivas

 

Posterior al incidente, se deberán implementar:

 

  • Ajustes en controles de seguridad.
  • Actualización de políticas y procedimientos.
  • Capacitación al personal.
  • Mejora de procesos internos.

 

3.9. Cierre del incidente

 

El incidente se considerará cerrado cuando:

  • Se haya controlado la situación.
  • Se hayan documentado las causas.
  • Se hayan implementado medidas correctivas.

 

Se deberá dejar evidencia documental del cierre.

 

  1. Responsables

 

Serán responsables del cumplimiento del presente procedimiento:

 

  • Responsable de Protección de Datos Personales.
  • Área de Tecnología o Seguridad de la Información.
  • Alta Dirección.
  • Líderes de proceso.

 

Sin perjuicio de lo anterior, todos los colaboradores y terceros tienen el deber de reportar incidentes.

 

  1. Registro y control

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. mantendrá un registro actualizado de incidentes de seguridad de la información, como evidencia del cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

 

  1. Integración con el sistema de cumplimiento

Este procedimiento se articula con:

 

  • Política de Seguridad de la Información.
  • Programa de Protección de Datos Personales.
  • Gestión de riesgos.
  • Auditoría interna.

 

  1. Mejora continua

 

El procedimiento será revisado periódicamente para:

 

  • Incorporar cambios normativos.
  • Ajustarse a riesgos emergentes.
  • Fortalecer los controles internos.

 

 

  • DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO

 

Responsable del Tratamiento de Datos Personales Encargado del Tratamiento de Datos Personales

Cuando BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. actúe en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, dará cumplimiento a los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, en los siguientes términos:

·         Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data: Asegurar en todo momento el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de los titulares sobre sus datos personales.

·         Obtener y conservar la autorización: Solicitar y conservar prueba de la autorización previa, expresa e informada otorgada por el titular, cuando sea exigible conforme a la ley.

·         Informar al titular: Comunicar de manera clara, suficiente y oportuna la finalidad de la recolección de los datos personales y los derechos que le asisten al titular.

·         Asegurar la protección de la información: Implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·         Garantizar la calidad de la información: Velar porque los datos personales tratados sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

·         Actualizar la información: Comunicar oportunamente a los encargados del tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados, con el fin de mantener la información actualizada.

·         Rectificar la información: Corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los encargados del tratamiento.

·         Suministrar información conforme a la ley: Entregar al encargado del tratamiento únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

·         Exigir condiciones de seguridad: Garantizar que los encargados del tratamiento cumplan en todo momento con las condiciones de seguridad, confidencialidad y privacidad de la información del titular.

·         Atender consultas y reclamos: Tramitar de manera oportuna y conforme a la ley las solicitudes, consultas y reclamos presentados por los titulares.

·         Informar sobre datos en discusión: Comunicar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y hasta que esta sea resuelta.

·         Informar sobre el uso de los datos: Dar respuesta a los titulares respecto del uso que se ha dado a sus datos personales cuando así lo soliciten.

·         Reportar incidentes de seguridad: Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

·         Cumplir instrucciones de la autoridad: Atender los requerimientos, órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

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Cuando BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. actúe en calidad de encargado del tratamiento de datos personales, dará cumplimiento a los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, en los siguientes términos:

·         Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data: Asegurar en todo momento el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de los titulares sobre sus datos personales.

·         Asegurar la protección de la información: Conservar los datos personales bajo condiciones de seguridad adecuadas que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·         Actualizar, rectificar o suprimir la información: Realizar de manera oportuna la actualización, corrección o eliminación de los datos personales, conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento y a lo dispuesto en la ley.

·         Actualizar la información reportada: Incorporar las novedades suministradas por el responsable del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.

·         Atender consultas y reclamos: Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos establecidos en la normativa vigente.

·         Registrar leyendas en bases de datos: Incluir la leyenda “reclamo en trámite” cuando corresponda, conforme a los procedimientos legales aplicables.

·         Registrar información en discusión: Incorporar la leyenda “información en discusión judicial” una vez sea notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

·         Abstenerse de circular información controvertida: No circular información que esté siendo objeto de controversia por parte del titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.

·         Restringir el acceso a la información: Permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas para ello.

·         Reportar incidentes de seguridad: Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los mecanismos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

·         Cumplir instrucciones de la autoridad: Atender los requerimientos, órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

·         Cumplir la normativa aplicable: Dar cumplimiento a las demás obligaciones previstas en la normativa vigente que regula la materia

.

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. reconoce que los datos personales son de titularidad de las personas a las que se refieren y que, en consecuencia, son estas quienes tienen la facultad de decidir sobre su uso.

En este sentido, la Compañía se compromete a tratar los datos personales únicamente para las finalidades previamente informadas y autorizadas, o aquellas previstas en la ley, garantizando en todo momento el respeto de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

  • REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

 

10.1. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. dará estricto cumplimiento a la obligación de inscripción, actualización y administración de sus bases de datos que contengan información personal en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en concordancia con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones impartidas por dicha autoridad.

En desarrollo de esta obligación, la Compañía implementará mecanismos internos de control y verificación que garanticen:

  • La identificación y clasificación de las bases de datos sujetas a registro, de acuerdo con su naturaleza, finalidad y tipo de información contenida.
  • La inscripción inicial oportuna de todas las bases de datos que cumplan con los criterios establecidos por la normativa vigente.
  • La actualización anual obligatoria del RNBD dentro de los plazos definidos por la autoridad competente.
  • La actualización eventual del registro, cuando se presenten cambios sustanciales en la información registrada, tales como modificaciones en las finalidades del tratamiento, responsables, encargados, canales de atención, políticas aplicables o en las características de las bases de datos.
  • La consistencia y veracidad de la información reportada, asegurando que los datos inscritos en el RNBD reflejen fielmente la realidad del tratamiento efectuado por la Compañía.

El Responsable Interno de Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, será el encargado de:

  • Gestionar el proceso de inscripción, actualización y corrección del RNBD.
  • Verificar el cumplimiento de los plazos legales aplicables.
  • Mantener la trazabilidad documental del registro.
  • Actuar como enlace con la autoridad de control para efectos de reportes, requerimientos o verificaciones.

10.2. Periodo de conservación y vigencia de las bases de datos

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y temporalidad, garantizando que la información sea conservada únicamente durante el tiempo requerido para cumplir con los propósitos que justificaron su recolección.

En este sentido, la Compañía establecerá criterios internos de retención documental que permitan definir los periodos de conservación de la información, teniendo en cuenta:

  • La naturaleza de los datos personales tratados.
  • Las finalidades del tratamiento previamente informadas al titular.
  • Las obligaciones legales, contractuales, contables y fiscales aplicables.
  • Los términos de prescripción de acciones legales.
  • Los requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

Así mismo, la Compañía podrá conservar la información personal cuando resulte necesario para:

  • El cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.
  • La atención de procesos judiciales o administrativos.
  • La defensa de sus derechos e intereses legítimos.
  • La gestión de auditorías internas o externas.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los términos de conservación aplicables, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. procederá a la supresión, eliminación o anonimización de los datos personales, mediante mecanismos seguros que garanticen la imposibilidad de recuperación o uso posterior de la información.

La Compañía adoptará procedimientos documentados para la disposición final de la información, asegurando el cumplimiento de los principios de seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada (accountability).

10.3. Sensibilización, capacitación y cultura organizacional en protección de datos personales

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. implementará programas permanentes de capacitación, sensibilización y apropiación en materia de protección de datos personales y seguridad de la información, con el propósito de fortalecer la cultura de cumplimiento al interior de la organización.

Dichos programas serán diseñados y ejecutados de manera coordinada entre el área responsable de Protección de Datos Personales, el área de Seguridad de la Información y el área de Recursos Humanos, e incluirán como mínimo:

  • Capacitación periódica obligatoria: Se realizarán jornadas de formación con una periodicidad mínima anual, orientadas a socializar la presente Política, los procedimientos internos y las responsabilidades en materia de tratamiento de datos personales.
  • Inducción a nuevos colaboradores: Todo funcionario, contratista o tercero que inicie relación con la Compañía deberá recibir capacitación inicial sobre el Programa de Protección de Datos Personales, dejando evidencia documental de su participación, comprensión y aceptación.
  • Actualización por cambios normativos o internos: Los contenidos de capacitación serán actualizados de manera periódica en función de modificaciones normativas, cambios en los procesos internos o en los riesgos identificados.
  • Evaluación y seguimiento: Se podrán implementar mecanismos de evaluación del conocimiento y apropiación de las políticas por parte de los colaboradores, con el fin de verificar su eficacia y nivel de cumplimiento.
  • Asignación de responsabilidades: El área de Recursos Humanos garantizará que todos los colaboradores, contratistas y terceros conozcan sus responsabilidades frente al tratamiento de datos personales y el cumplimiento de las políticas adoptadas por la Compañía.

La Compañía conservará evidencia de las actividades de capacitación realizadas, como parte del cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada (accountability).

10.4. Protección de la intimidad de los consumidores y comunicaciones comerciales

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. garantizará el respeto por la intimidad y tranquilidad de los consumidores, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2300 de 2023 y demás normas aplicables.

En este sentido, la Compañía adoptará medidas para regular sus prácticas de contacto con clientes y potenciales clientes, particularmente en actividades de cobranza, mercadeo y publicidad, asegurando:

  • El respeto por los horarios y canales autorizados para el envío de comunicaciones comerciales.
  • La utilización de medios de contacto previamente autorizados por el titular.
  • La implementación de mecanismos que permitan a los titulares solicitar la exclusión o cancelación de comunicaciones comerciales en cualquier momento.
  • El cumplimiento de los principios de finalidad, libertad y transparencia en el tratamiento de los datos personales utilizados para fines comerciales.

De conformidad con la normativa vigente, estas disposiciones serán aplicables a las comunicaciones realizadas a través de mensajes de texto (SMS), aplicaciones de mensajería, correos electrónicos, llamadas telefónicas y cualquier otro canal de contacto comercial o publicitario.

La Compañía implementará controles internos que garanticen el cumplimiento de estas disposiciones y evitará prácticas que puedan considerarse invasivas, abusivas o contrarias a los derechos de los consumidores.

  1. VIGENCIA Y CAMBIOS A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la alta dirección y permanecerá vigente mientras la Compañía desarrolle actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.

 

BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o ajustar en cualquier momento el contenido de la presente Política, con el fin de adecuarla a cambios normativos, regulatorios, jurisprudenciales, tecnológicos, organizacionales o de operación interna.

 

En este sentido, la Compañía garantizará que:

 

  • Toda modificación será incorporada en una versión actualizada de la Política, indicando la fecha de entrada en vigencia.
  • La Política actualizada será publicada a través de los medios físicos y/o electrónicos dispuestos por la Compañía, garantizando su acceso por parte de los titulares.
  • Se promoverá la consulta periódica de la Política por parte de los titulares, con el fin de que conozcan los cambios introducidos y los mecanismos de protección implementados.

 

Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento de los datos personales, BERA MOTORCYCLES COLOMBIA S.A.S. solicitará una nueva autorización previa, expresa e informada a los titulares cuyos datos se vean afectados, de conformidad con la normativa vigente.

Así mismo, la Compañía implementará mecanismos internos de control que permitan garantizar la trazabilidad de los cambios realizados a la Política, como parte del cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada (accountability).

 

 

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1 25-03-2026 SA CONSULTORES DE COLOMBIA Representante legal